La gestione della qualità e dei processi riveste un’importanza fondamentale nell’ambito della Misurazione ufficiale. Le mutazioni di confine, quale componente fondamentale dell’aggiornamento corrente, costituiscono un compito imprescindibile che comporta tanta responsabilità. In ambito urbano, tali mutazioni si fanno sempre più complesse, costose ed esigenti. Per la loro elaborazione sono necessari dei processi ben definiti. Questi processi devono essere possibilmente rappresentabili come procedimenti in un sistema di gestione sistematica della qualità (per esempio, ISO 9001:2015) che sia implementabile e continuamente ottimizzabile a livello di efficienza ed efficacia. Al riguardo non va sottovalutato il cosiddetto “process owner”, cioè il compito di tenere aggiornati tali processi.
L’articolo seguente fornisce una panoramica sul procedimento analizzato in occasione del lavoro progettuale Analisi del processo nelle mutazioni di confine, lavoro realizzato per il conseguimento del titolo di Geomatico AFC. L’impostazione del compito è stata inizializzata dallo studio di ingegneria Jermann Ingenieure + Geometer AG.
Introduzione / situazione di partenza
”Nulla è permanente tranne che il cambiamento“. Questa citazione del filosofo greco Eraclite calza a pennello anche in questo caso. Molteplici motivi stanno a monte del miglioramento costante dei processi (“bottom down”), ma l’elemento basilare è che i quadri siano convinti della bontà dell’operazione. Tuttavia, per arrivare a soluzioni ottimali è fondamentale coinvolgere e responsabilizzare, a ogni livello, tutti i collaboratori dell’azienda direttamente toccati, sensibilizzandoli (“bottom up”). Solo così facendo si garantisce che l’utenza accetti e viva l’ottimizzazione del processo.
L’esecuzione dell’analisi del processo è una pietra miliare nell’ulteriore ottimizzazione del procedimento. Altri elementi da tenere in considerazione sono: la dimensione dell’azienda, la frequenza di utilizzo nella quotidianità professionale e l’ambito in cui gravita il processo.
L’analisi del processo ha lo scopo di individuare i punti deboli, confermare i punti forti, derivarne la necessità d’intervento per il miglioramento nonché fornire spunti e soluzioni. Per un successivo perfezionamento del processo è imprescindibile l’elaborazione di basi decisionali che verifichino e documentino esaustivamente lo status quo.
Attuazione dell’analisi del processo in fasi parziali
Basi e interdipendenze
Al riguardo si è rivelato essenziale raccogliere le basi e le limitazioni legali a livello di Confederazione e Cantone. Questo era il presupposto esterno di realizzazione. Quello interno racchiudeva, da parte sua, gli aspetti insiti dei flussi di dati, il software utilizzato e il relativo controlling.
È stato un lavoro da certosino raccogliere tutti i documenti esistenti sul processo delle mutazioni di confine, visualizzare la situazione attuale e farsi un’idea generale sulla documentazione dei processi a disposizione. Ma l’esame di tutte queste informazioni ha consentito di scoprire dati di fatto di spicco come, p. es., le parti del processo superflue, mancanti, non documentate o non aggiornate nonché di individuare le prime lacune nel controlling.
Raccolta di informazioni
La raccolta di informazioni è avvenuta in due fasi con un sondaggio presso i collaboratori e le interviste. Il sondaggio presso i collaboratori ha permesso di raccogliere esperienze, opinioni e ulteriori informazioni che sono in seguito state valutate e dai cui si è tratta la quintessenza. Nel caso in esame si è delineata un’uniformità dei processi tecnici (processo tecnico “1 azienda = 1 prodotto della stessa qualità”, esigenze aziendali, potenziamento dell’efficienza) che hanno indicato l’indirizzo da seguire per l’approfondimento del lavoro. In aggiunta, si sono effettuate interviste con specialisti prescelti per analizzare e comprendere a fondo le problematiche poste per trovare possibili contromisure concrete e discutere argomenti superiori (il sintomo non è sempre la causa). I risultati della raccolta dati sono stati documentati con un’analisi SWOT.
Descrizione e prioritizzazione delle idee
I risultati della raccolta dati sono serviti a gettare le basi per definire, descrivere e concretizzare un concetto per l’ottimizzazione del processo. Da questa raccolta di idee sono state estrapolate 10 idee raggruppate. Oltre alla descrizione dettagliata di ogni concetto sono anche state fatte delle proposte di misure concrete. La prioritizzazione delle idee è stata impartita in base a punti di vista soggettivi che, in un secondo tempo, sono stati analizzati obiettivamente con il metodo del confronto a coppie.
La valutazione della fattibilità tecnica delle proposte si muove in un ordine di grandezza che va da semplice a complesso, mentre l’effetto economico è valutato da medio a notevole. L’effetto temporale dei provvedimenti è giudicato da immediato a lungo termine. Sarà poi la decisione imprenditoriale a definire i criteri per la prioritizzazione delle idee. Durante questo processo è fondamentale che i decisori abbiano a disposizione una scelta esaustiva di varianti valide. Questo lascia aperto un margine di manovra per agire in modo flessibile in un ampio contesto aziendale.
Concetto
Come prodotto dell’analisi del processo e come base di discussione si è elaborato un concetto nell’intento di creare una panoramica per i lettori sulle conoscenze acquisite. La gestione divisionale è servita da Magement-Summary. Le sequenze delle interviste sono state integrate come citazioni alla lettera.
Altri aspetti rilevanti per il processo
Esistono processi che sono solo marginalmente rilevanti per il processo specialistico, ma che possono in parte avere un forte effetto sul processo di sviluppo delle mutazioni di confine. Solitamente si tratta di fattori legati al software nel campo della cultura aziendale e di conduzione che non vanno sottovalutati. L’efficienza del processo non dipende solo dall’esecuzione e dall’approntamento della tecnica. Questi aspetti sono stati individuati concretamentedurante durante la raccolta dati. Ne sono un esempio le interfacce personali e le perdite di informazioni durante i colloqui e le consegne dei lavori. In questo contesto sono anche stati tematizzati altri elementi, come gli aspetti imprenditoriali e le questioni organizzative. In futuro varrebbe la pena sottoporre tutti questi aspetti secondari a un esame più approfondito per avere degli spunti di perfezionamento e completare l’immagine complessiva ottenuta.
Conclusione personale
Considero molto preziose le esperienze raccolte. La grade sfida consisteva nel districare difficoltà diverse e inconsuete. Ho seguito un interessante e intenso processo di apprendimento e ho ampliato i miei orizzonti con tante nuove nozioni. I risultati raggiunti e il concetto realizzato consentono di pianificare le fasi successive e di ottimizzare il processo, coinvolgendo il team progettuale.
Lo scopo di queste ottimizzazioni del processo consiste nel mettere al centro dell’attenzione gli aspetti di qualità, servizio e innovazione (quali valori centrali della Jermann Ingenieure + Geometer AG), tenendo debito conto di un’economia ottimizzata.
